Pourquoi définir des durées de conservation ?
Les entreprises accumulent des documents au fil de leur activité. Certains restent nécessaires au fonctionnement quotidien, d’autres doivent être conservés pour répondre à des obligations légales, tandis que certains perdent leur utilité après quelques mois ou années.
Tout conserver indéfiniment n’est pas une bonne stratégie. Cela complique les recherches, augmente les coûts de stockage et peut créer des risques lorsque les fichiers contiennent des données personnelles.
Une politique de conservation permet de déterminer ce qui doit rester accessible, ce qui doit être archivé et ce qui peut être supprimé.
Distinguer les besoins et les obligations
Il n’existe pas une durée universelle applicable à tous les documents. La période pertinente dépend du type de document, de sa finalité et des textes qui encadrent son utilisation.
Les factures, contrats, pièces comptables, documents sociaux et dossiers clients peuvent être soumis à des règles différentes. Il faut donc éviter d’appliquer une seule durée à l’ensemble des fichiers.
Pour les entreprises françaises, les documents comptables et pièces justificatives doivent notamment faire l’objet d’une attention particulière : certaines pièces doivent être conservées pendant dix ans en application du Code de commerce. D’autres catégories relèvent de règles spécifiques.
Avant d’établir un calendrier, vérifiez les exigences applicables à chaque catégorie de documents.
Comprendre le cycle de vie documentaire
Une organisation peut distinguer plusieurs phases.
Utilisation courante. Le document est nécessaire aux opérations quotidiennes et reste facilement accessible aux équipes concernées.
Archivage intermédiaire. Le dossier n’est plus utilisé régulièrement, mais doit encore être conservé pour une obligation ou un besoin justifié.
Sort final. À la fin de la période pertinente, le document peut être supprimé ou, lorsque les règles applicables le prévoient, conservé dans un dispositif d’archivage adapté.
Cette distinction aide à limiter les accès inutiles et à organiser les coûts de stockage.
Traiter correctement les données personnelles
Les données personnelles ne doivent pas être conservées indéfiniment sans justification. Leur durée doit être définie en fonction de la finalité du traitement et des obligations applicables.
Une entreprise doit notamment identifier les catégories de données concernées, les personnes responsables et les conditions dans lesquelles les informations sont supprimées ou archivées.
La CNIL publie des ressources destinées à aider les professionnels à déterminer les durées adaptées à différents traitements. Ces recommandations doivent être examinées en fonction de l’activité réelle de l’organisation.
Créer un calendrier de conservation
Un tableau de conservation peut contenir les informations suivantes :
- Catégorie de documents.
- Finalité et service responsable.
- Point de départ de la durée.
- Durée applicable et référence correspondante.
- Emplacement de stockage.
- Personne autorisée à déclencher la suppression.
- Éventuelles exceptions.
Ce tableau doit être validé par les responsables concernés, notamment lorsque les documents relèvent de règles comptables, sociales, contractuelles ou sectorielles.
Les durées ne doivent pas être choisies uniquement pour simplifier le stockage. Il faut conserver les documents aussi longtemps que nécessaire et ne pas dépasser les périodes autorisées sans justification.
Automatiser les échéances avec prudence
Certains systèmes de GED peuvent signaler les documents arrivant à échéance ou déclencher une procédure de réexamen.
L’automatisation doit cependant intégrer les exceptions. Un litige en cours, une obligation particulière ou une demande de conservation peut empêcher la suppression prévue initialement.
Avant toute suppression automatique, vérifiez la règle applicable, la catégorie du document et les éventuels blocages. Pour les dossiers sensibles, une validation humaine peut être nécessaire.
Documenter les suppressions
Une procédure de suppression doit préciser qui peut autoriser l’opération, comment elle est exécutée et quelles traces doivent être conservées.
Il n’est pas nécessaire de conserver indéfiniment une copie du document supprimé pour prouver sa suppression. En revanche, un journal de traitement ou un compte rendu adapté peut permettre de démontrer que la procédure a été suivie.
Les exigences varient selon les documents et le contexte juridique.
Conclusion
La conservation documentaire doit être organisée selon les besoins et les obligations de l’entreprise. Un calendrier clair, régulièrement révisé et associé à des procédures de suppression contrôlées permet de limiter les risques tout en préservant les documents nécessaires.